In conformità al D. Lgs. 24/2023 in materia di Whistleblowing, Medielettra ha adottato un sistema di gestione che consente ai propri dipendenti di segnalare eventuali illeciti penali e/o amministrativi e/o violazioni di procedure aziendali, garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni oggetto della segnalazione e tutelando i segnalanti da possibili ritorsioni o ripercussioni di qualunque tipo.
I SOGGETTI SEGNALANTI
Tra i segnalanti rientrano tutti i soggetti che esercitino la propria attività lavorativa. L’elenco include:
• lavoratori dipendenti;
• lavoratori autonomi;
• coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con l’ente;
• i liberi professionisti e i consulenti;
• i volontari;
• i tirocinanti, anche non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzione di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
La protezione viene concessa anche alle persone il cui rapporto di lavoro è terminato se la segnalazione riguarda episodi accaduti in corso di rapporto e ai candidati in vista di un’assunzione, che abbiano acquisito le informazioni sulle violazioni durante il processo di selezione o in altre fasi della trattativa precontrattuale, e che potrebbero subire ritorsioni (quali ad esempio referenze di lavoro negative oppure boicottaggio).
OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI
L’articolo 2 comma 1 lettera a) del decreto definisce le “violazioni” tutti quei comportamenti, atti od omissioni che siano idonei a ledere l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. È necessario che i whistleblowers siano venuti a conoscenza di queste violazioni in un contesto lavorativo pubblico o privato.
L’elenco delle “violazioni” può essere sintetizzato in tre categorie:
a) violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b) violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
c) violazioni di disposizioni nazionali che consistono in: i) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; ii) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e gestione. Tali illeciti e condotte non devono rientrare nelle categorie delle violazioni delle disposizioni nazionali ed europee e nelle violazioni delle disposizioni europee.
Esempio segnalazione 1
Violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa antinfortunistica.
Esempio segnalazione 2
Presunti illeciti da parte di esponenti aziendali nell’interesse o a vantaggio della Società.
Esempio segnalazione 3
Violazioni delle procedure aziendali.
Esempio segnalazione 4
Comportamenti illeciti nell’ambito dei rapporti con esponenti delle pubbliche amministrazioni.
LE SEGNALAZIONI RILEVANTI
Le segnalazioni prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante, non basati su voci correnti, e che non costituiscano lamentele di carattere personale. Il segnalante, infatti, non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che, semmai, rientrano nella più generale disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.
Perché la segnalazione sia meritevole di considerazione e, quindi, possano attivarsi i meccanismi di tutela è richiesto che:
• la violazione rientri nell’ambito oggettivo di applicazione della normativa e possa pregiudicare l’interesse pubblico e l’integrità dell’ente;
• sussistano fondati motivi che portino il segnalante o denunciante a ritenere che l’informazione sia vera;
• la segnalazione sia circostanziata e fondata su elementi precisi e concordanti;
• la violazione sia riscontrabile e conosciuta direttamente da chi segnala;
• la segnalazione deve contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta illecita.
Il soggetto segnalante è tenuto quindi a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività, indicando, ad esempio:
• Riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo), ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;
• Generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
• Generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• Eventuali interessi privati collegati alla segnalazione.
LE PROCEDURE DI SEGNALAZIONE
Le norme che regolano il whistleblowing prevedono tre tipi di procedure per la segnalazione delle violazioni:
• la procedura di segnalazione attraverso un canale interno all’ente;
• la procedura di segnalazione mediante un canale esterno istituito e gestito dall’ANAC;
• la divulgazione pubblica, tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Rimane, inoltre, ferma rispetto al passato la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile.
LA SEGNALAZIONE INTERNA
Secondo le diposizioni normative contenute nel D. Lgs. 24/2023, i canali di segnalazione interna devono essere idonei ad assicurare la riservatezza sull’identità del segnalante o delle persone coinvolte, sul contenuto della segnalazione e sulla documentazione ad essa relativa.
Per la segnalazione di eventuali illeciti e violazioni, l’Organizzazione ha adottato i seguenti canali:
• invio della segnalazione ad un indirizzo e-mail appositamente dedicato;
• conversazione telefonica o invio di un messaggio ad un numero telefonico appositamente dedicato;
• collocazione negli ambienti di lavoro, in un’area debitamente segnalata e non sottoposta a videosorveglianza, di un’apposita cassetta per la raccolta delle segnalazioni da scrivere rigorosamente in busta chiusa. Una volta a settimana, il responsabile della gestione delle segnalazioni avrà cura di verificare la presenza di eventuali buste nella suddetta cassetta;
• incontro diretto con il responsabile della gestione delle segnalazioni.
LA SEGNALAZIONE ESTERNA
Ai sensi dell’articolo 7 del d.lgs. 24/2023, viene affidato all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) il compito di istituire un canale di segnalazione accessibile da soggetti appartenenti al settore pubblico e al settore privato per segnalazioni che hanno ad oggetto violazioni delle disposizioni europee. Tale canale di segnalazione esterno, al pari dei canali interni, deve essere idoneo a garantire, anche tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante e dei soggetti coinvolti nella segnalazione, oltre che del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Le segnalazioni di illeciti attraverso il canale esterno dell’ANAC possono essere effettuate dal segnalante:
• se nel suo contesto lavorativo non è previsto, o non è stato attivato, il canale interno di segnalazione;
• se la segnalazione interna non ha avuto seguito;
• se ha fondato motivo di temere ritorsioni in caso di segnalazione interna;
• se ha fondato motivo di ritenere la violazione un pericolo imminente per il pubblico interesse.
Le segnalazioni di illeciti attraverso il canale esterno dell’ANAC possono essere effettuate:
• in forma scritta (anche con modalità informatiche);
• in forma orale (attraverso linee telefoniche dedicate);
• in presenza, tramite un incontro diretto con il responsabile della gestione delle segnalazioni all’ANAC.
LA PROCEDURA DI DIVULGAZIONE PUBBLICA
La nuova normativa ha introdotto, per la prima volta, la possibilità per il segnalante di compiere una divulgazione pubblica beneficiando della protezione. Tuttavia, considerato che si tratta di una misura che potrebbe prestarsi ad abusi idonei ad esporre gli enti a seri rischi reputazionali, il decreto prevede la facoltà per il segnalante di ricorrere a tale procedura solamente quando ricorra una delle seguenti condizioni:
• che sia già stato utilizzato il canale interno o esterno, ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito nei termini previsti;
• che sussista un “pericolo imminente e palese per il pubblico interesse”;
• che i canali interni ed esterni non siano stati utilizzati per la loro inefficacia o per il rischio di ritorsioni.
IL REGIME DI PROTEZIONE PER I SEGNALANTI
La disciplina del whistleblowing prevede alcune importanti tutele a favore dei soggetti che segnalano le violazioni di illeciti, quali:
• Divieto di atti ritorsivi verso il segnalante;
• Nullità degli atti ritorsivi eventualmente compiuti;
• Riservatezza dell’identità del segnalante.
Tuttavia, il decreto 24/2023 prevede alcune condizioni che devono sussistere affinché il segnalante possa beneficiare del regime di protezione:
• Il segnalante deve essere un soggetto compreso nell’elenco dell’articolo 3 del d.lgs. 24/2023;
• Le violazioni segnalate o denunciate devono rientrare nell’ambito di applicazione del decreto;
• Il segnalante, al momento della segnalazione o denuncia, aveva fondato motivo di ritenere veritiere le informazioni;
• La segnalazione deve essere effettuata secondo le procedure previste dai canali interni ed esterni;
• La divulgazione pubblica deve essere stata effettuata alle condizioni previste dalla normativa.
Al contrario, il segnalante perde la protezione:
• Qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o calunnia;
• In caso di responsabilità civile del segnalante per lo stesso titolo per dolo o colpa grave.
In entrambe le ipotesi verrà irrogata al segnalante una sanzione disciplinare.
IL DIVIETO DI RITORSIONI E IL REGIME DELL'ONERE DELLA PROVA
Per ritorsione si intende “Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”. Rientra, dunque, in questa definizione, non solo l’atto o l’omissione che rechi un danno ingiusto al segnalante, ma anche il tentativo attuato e la semplice minaccia di ritorsione.
LA PROTEZIONE DALLE RITORSIONI E IL RUOLO DELL'ANAC
L’articolo 19 del d.lgs. 24/2023 stabilisce che il segnalante possa comunicare le misure ritorsive che ritiene di aver subito all’ANAC, la quale:
• In caso di ritorsioni commesse in ambito lavorativo pubblico, informa immediatamente il Dipartimento della funzione pubblica ed eventuali organismi di garanzia e disciplina;
• In caso di ritorsioni commesse in ambito lavorativo privato, informa l’Ispettorato nazionale del lavoro.
Se la procedura di verifica ha dato esito positivo, gli atti ritorsivi sono considerati nulli. Inoltre, l’autorità giudiziaria competente è tenuta ad adottare tutte le misure necessarie per assicurare la tutela della posizione giuridica del segnalante (risarcimento del danno, reintegrazione nel posto di lavoro, ordine di cessazione delle condotte ritorsive e nullità degli atti posti in essere).
LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DELL'IDENTITA' DEL SOGGETTO SEGNALANTE E RELATIVI LIMITI
Ai sensi dell’articolo 12 del d.lgs. 24/2023, il soggetto responsabile della gestione delle segnalazioni ha il dovere di garantire la riservatezza del soggetto segnalante sin dal momento della presa in carico della segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata.
In particolare, la Società deve garantire che l’identità del segnalante non possa essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza ad eccezione dei casi in cui:
• la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato (c.d. segnalazione in “mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
• la riservatezza non sia opponibile per legge (es. indagini penali).
Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.
Tuttavia, le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato nonché ogni altra forma di abuso sono fonte di responsabilità del segnalante, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, in particolar modo se venga accertata la infondatezza di quanto segnalato e la strumentale e volontaria falsità di accuse.
A tal fine, qualora nel corso delle verifiche la segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria nonché la segnalazione si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, in coerenza con quanto sopra descritto, la Società potrà applicare gli opportuni provvedimenti disciplinari.
LA CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Secondo quanto disposto dall’articolo 14 del d.lgs. 24/2023, la segnalazione con la documentazione ad essa inerente:
• se non si è adottata la forma scritta, può essere registrata su un dispositivo idoneo, previo consenso dell’interessato;
• deve essere conservata per tutto il tempo necessario al trattamento e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito della procedura;
• è sottratta all’accesso civico.
IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Le attività connesse alla gestione delle segnalazioni implicano il trattamento dei dati personali dei vari soggetti interessati: il segnalante, la persona coinvolta e i terzi menzionati nella segnalazione. L’articolo 13 del d.lgs. 24/2023, che stabilisce il regime di protezione dei dati personali, richiama le fonti normative di riferimento: il regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR), il decreto legislativo 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), il decreto legislativo 51/2018 e il regolamento UE 2018/1725.
LE MISURE DI SOSTEGNO PER I SEGNALANTI
L’articolo 18 del d.lgs. 24/2023 prevede l’introduzione di alcune misure di sostegno per assicurare ai segnalanti un’adeguata assistenza.
Tra queste, vi è la creazione di un registro in cui possono iscriversi enti del Terzo settore che abbiano stipulato una convenzione con l’ANAC e che abbiano tra le loro finalità la promozione della cultura o della legalità. Tali enti potranno fornire ai segnalanti informazioni, assistenza e consulenza a titolo gratuito.
